Blog 5S | Organizare 5S

Management

Cinci motive pentru a îmbrățișa gândirea pozitivă

mai 6, 2021 #Cinci, #clienți, #gândirea, #motive, #pozitivă, #servicii de Stefan Tolos

Cinci motive pentru a îmbrățișa gândirea pozitivă în serviciul pentru clienți

Obține mai multă bucurie din munca ta

Când slujba ta trebuie să fie disponibilă pentru clienții care sunt ocazional obraznici, frustrați sau enervați, este atât de ușor să fii aspirat în vârtejul negativității și să ajungi să dai vina și să-ți urăști slujba. S-ar putea părea că nu aveți controlul asupra altor persoane și nu puteți schimba clienții dificili, dar puteți face ceva. Ai puterea de a crea un proces de gândire pozitiv. Puteți lua timp să vă analizați și să vă adaptați comportamentul, să înțelegeți și să vă stăpâniți emoțiile și să vă concentrați asupra a ceea ce se poate face, nu a ceea ce nu se poate face. Cel puțin așa, există mai puțin loc pentru frustrare și disperare.

Abilități mai bune de rezolvare a problemelor

Cercetările arată că stresul constant și presiunea afectează negativ deciziile, plonjând reacțiile noastre în modul luptă sau zbor. Mecanismul evită gândirea rațională în favoarea unui răspuns mai rapid pentru a asigura supraviețuirea. Din păcate, cel mai adesea în serviciul clienți, cel mai rapid răspuns la o situație stresantă nu este deloc cel mai bun. Este nevoie de conștiință de sine rafinată pentru a vă valorifica energia pentru a face munca grea de a face față provocărilor și de a atinge obiectivele. Odată ce vă dați seama de acest lucru, veți găsi mai ușor să găsiți mai multe opțiuni și să mergeți spre soluții mai bune.

Mediu de lucru mai sănătos și mai productiv

În timp ce lucrează în echipă, fiecare membru contribuie la climatul de lucru. Indiferent dacă este vorba de vibrații pozitive sau negative, toată lumea este de așteptat să prindă acel „ceva în aer” și să se adapteze la performanța echipei. Cu cât stai mai mult pe bârfe, gânduri negative, mormăi și mormăie, cu atât mediul tău este mai toxic, afectând fiecare membru al echipei. Din fericire, inversul este, de asemenea, adevărat. Tot ce trebuie este să vă concentrați pe latura pozitivă și să nu lăsați negativitatea să vă doboare întreaga echipă. În schimb, zâmbește și lumea va zâmbi cu tine!

Interacțiuni mai eficiente cu clienții

În mod clar, orice interacțiune cu clientul este o stradă cu două sensuri. Dacă cel puțin o parte este hotărâtă să rămână calmă și să rămână pozitivă, indiferent de ce, apar șansele unui rezultat pozitiv. Când un reprezentant al serviciului pentru clienți emană calm și forță, clientul tinde să oglindească mesajul, reacționând corespunzător la tonul conversației. Cu alte cuvinte, conștientizarea ta pozitivă îl ajută pe client să se simtă mai bine în legătură cu situația și, eventual, să se simtă mai pozitiv cu tine.

Obțineți o conexiune emoțională mai mare cu clienții

„Oamenii nu cumpără lucruri din motive logice, cumpără din motive emoționale”. Comunicarea eficientă cu clienții favorizează rezultate pozitive și creează conexiuni emoționale care durează și le oferă clienților motive să revină din nou. Atunci când reprezentanții companiei inspiră continuu emoții pozitive, cum ar fi surpriza, recunoștința și fericirea în clienții lor, sunt dispuși să cheltuiască mai mult cu compania și să recomande produsele sale altora. Este atât de simplu: oamenilor le place să lucreze, să cumpere și să cunoască oameni pozitivi. Cu alte cuvinte, atitudinea corectă este totul, nu-i așa?

Management

Puterea gândirii pozitive

mai 5, 2021 #gândirii, #pozitive, #Puterea de Stefan Tolos

Gândirea pozitivă sau atitudinea mentală pozitivă este o abordare optimistă introdusă inițial de Napoleon Hill în cartea sa „Gândește și vei fi bogat” care a fost publicată inițial în 1937. Ea îmbrățișează importanța gândirii pozitive ca principiu al succesului. Filosofia susține că a avea un cadru de spirit optimist în fiecare situație din viața cuiva atrage schimbări pozitive și crește oportunitățile, indiferent de circumstanțe. El se opune negativității și disperării și interpretează situațiile și evenimentele ca fiind cele mai bune.

În timp ce lucrați în serviciul pentru clienți, este important să dezvoltați și să mențineți o atitudine mentală pozitivă pentru a răspunde eficient provocărilor și a nu cădea în capcana negativității nesfârșite. Lucrul prin consolidare pozitivă nu este doar ceea ce trebuie făcut pentru cariera ta; îmbunătățește, de asemenea, dispoziția generală, energia și bunăstarea fizică.

Nu este un secret faptul că serviciile pentru clienți sunt adesea asociate cu negativitatea. Gestionarea zilnică a reclamațiilor clienților, feedback negativ și frustrare poate fi o experiență destul de stresantă. Probabil ați auzit că negativitatea tinde să se răspândească ca focul. Odată ce ai lăsat gândurile negative să intre în mintea ta, acestea atrag mai multe situații negative, declanșând un ciclu vicios de sentimente și rezultate proaste. Se pare că nu are sfârșit la un moment dat … Ați fost vreodată acolo?

Negativitatea vă poate infecta ca o boală și vă poate afecta nu numai performanța generală la locul de muncă, ci și viața în afara muncii, precum și viața altor persoane din jurul vostru. Vestea bună este că poate fi vindecat și puteți chiar împiedica acest lucru să se repete. Să aruncăm o privire mai atentă asupra puterii gândirii pozitive și de ce să aplicăm abordarea la munca ta, bine?

Organizare

Despre sistemul de management KAIZEN

iul. 20, 2020 #diferenta kaizen vs 5s, #help5s look, #implementare 5s, #kaizen, #kelp5s, #lean 5s, #management vizual 5s de Stefan Tolos

Kaizen (cuvânt din limba japoneză care înseamnă „îmbunătățire continuă„) este o filosofie japoneză care se concentrează pe îmbunătățirea continuă în toate aspectele vieții. Ea a început să fie aplicată și în mediul de afaceri, iar activitățile Kaizen îmbunătățesc în mod continuu toate funcțiile de business, de la producție la management și de la CEO la muncitorii din liniile de asamblare. Îmbunătățind activitățile și procesele standardizate, Kaizen vizează eliminarea pierderilor (a se vedea Lean).

Acest concept se focusează pe îmbunătățirile care au la bază efectuarea mai multor schimbări mici mai degrabă decât a unor schimbări mări dar puține. Ideile pentru schimbări vin de obicei de la angajații din prima linie, mai mult decât de la echipa de conducere sau de la alte departament de planificare. Acest lucru este eficient, deoarece cei care lucrează în prima linie sunt direct afectați de probleme și vor putea identifica mai ușor locurile în care pot fi realizate îmbunătățiri.

Care este diferența între 5S și Kaizen?

5S și Kaizen sunt legate prin faptul că ambele sunt concepte utilizate în managementul Lean și ambele au scopul de a îmbunătăți procesele și de a reduce pierderile, ambele fiind derivate din concepte japoneze. În timp ce 5S și Kaizen au același obiectiv final, ele introduc strategii diferite pentru atingerea acestui obiectiv, iar anumite situații vor beneficia de Kaizen în timp ce alte scenarii vor solicita strategiile de organizare ale 5S-ului.

Cum se aseamănă cele două?

Atunci când doriti să îmbunătățiți sau să schimbați procesele, metodologia Kaizen va fi mult mai utilă atât managerilor, cât și angajaților. Kaizen lucrează prin a descompune procesele în procese sau sarcini mai mici pentru a identifica îmbunătățirile cu pași mici care pot fi făcute. Kaizen îi ajută pe angajați să învețe cum să își finalizeze sarcinile în cel mai eficient mod și apoi cum să standardizeze practicile, astfel încât toți cei de la locul de muncă să poată profita de procesul îmbunătățit.

5S lucrează la îmbunătățirea proceselor prin mijloace organizaționale. A avea un banc de lucru sau un spațiu de lucru organizat în mod logic este un fundament excelent pentru ca restul unității să funcționeze fără probleme. 5S oferă o serie de pași pe care un manager sau un angajat îi poate parcurge pentru organizarea spațiului. Cei 5 pași care încep cu „S” sunt: sortarea, sistematizarea, strălucirea, standardizarea și susținerea.

Va fi important pentru manageri și supraveghetori să evalueze problemele existente sau cele potențiale și să aleagă care din cele două, 5S sau Kaizen, ar trebui implementate ca soluție. 5S și Kaizen pot fi implementate fie separat și în momente diferite, sau o unitate poate alege să folosească ambele strategii în cadrul spațiului de lucru. O altă opțiune este implementarea strategiilor în momente diferite. De exemplu, pentru a obține cele mai multe beneficii de la un eveniment Kaizen, vă poate ajuta dacă spațiul este organizat, astfel încât să fie mai ușor să identificați probleme posibile. Indiferent ce metodă veți alege pentru afacerea voastră, este esențial să vă luați timpul necesar pentru a le implementa corect și să vă instruiți angajații cu privire la participarea lor.

Cum funcționează

Pentru a fi eficientă, metoda Kaizen nu este una care se implementează o dată la o anumită perioadă de timp, ci este o activitate zilnică. Printre cele mai importante reguli ale metodei se numără executarea de schimbări, monitorizarea rezultatelor și ajustarea lor. Toate acestea, cu ajutorul experimentelor mici ce sunt adaptate rapid, fără eforturi.

Foarte important este ca aceste mici schimbări să înceapă din departamentele care proiectează produsele sau lucrează la dezvoltarea serviciilor. Asta pentru că soluțiile se pot schimba radical, cu o mică ajustare iar costurile modificărilor se vor dovedi a fi mici spre modice.

Conceptul respinge perioadele statice, în care companiile nu trec prin schimbări și susține inovația sub orice formă și mărime. Problema pe care o întâmpină multe societăți este faptul că inovația este una puternică, dar de foarte scurtă durată, așadar apar costuri foarte ridicate, schimbările fiind spectaculoase, direct proporționale cu riscurile asumate ce vin odată cu modificările. Conceptul Kaizen impune abordări practice, schimbări mici, dar dese și un proces continuu, care va avea rezultate pe termen mediu și lung. Astfel, costurile vor fi reduse, la fel și riscurile, iar în cazul în care modificările nu se dovedesc a fi de succes, managerii se pot întoarce la vechile soluții folosite, fără alte costuri suplimentare.

Cei 5S

Principiile Kaizen se bazează pe metoda “5S”, care este formată de fapt din cinci etape.

Prima este Sortarea, care implică separarea clară a acțiunilor și produselor utile de cele inutile. A doua este Sistematizarea / Organizarea care presupune aranjarea datelor, a informațiilor sau instrumentelor într-o ordine logică. Al treilea pas este Strălucirea / Curățenia, care semnifică eliminarea surselor de pierdere și simplificarea proceselor de muncă. A patra etapă este Standardizarea, în cadrul căreia se elaborează proceduri și se inițiază idei noi pentru soluțiile descoperite în pașii anteriori ca fiind unele de succes. A cincea etapă este Susținerea / Autodisciplina, ce presupune respectarea celorlalte patru puncte de mai sus în orice activitate zilnică, la locul de muncă, dar și în viața personală.

Toate aceste etape aduc diminuarea costurilor, prin eliminarea activităților care nu au avut rezultate, inovație constantă, o calitate ridicată a produselor și serviciilor oferite și productivitate, pentru a elimina munca fără rezultate clare.

Pașii Kaizen pot fi realizați atât individual, cât și în echipe mai mari sau mai mici, eficiența sistemului nu depinde de numărul persoanelor implicate, dar sunt necesare ședințe scurte, în cazul echipelor, sau momente de gândire, atunci când este vorba despre un singur individ, pentru a stabili schimbările.

Caracteristicile principale ale conceptului Kaizen

Un proverb japonez spune că și cel mai înalt munte pare mai mic dacă este urcat pas cu pas. Principiul Kaizen are la bază ideea că, pentru a depăși un obstacol mental, e suficient să practicăm o anumită activitate care ni se părea inițial prea grea, timp de un minut pe zi. Apoi, durata activității se va mări și aceasta se va transforma treptat în obișnuință. Acestea ar putea fi câteva caracteristici ale conceptului japonez Kaizen:

Perfecționarea în orice domeniu se face treptat, cu pași mici și atent măsurați
Munca trebuie să aducă plus valoare. Se elimină astfel munca inutilă și se pune accent pe calitate, nu pe cantitate.
Este important să experimentezi, să faci schimbări și să te adaptezi continuu în funcție de rezultatele obținute.
Orice problemă este o potențială oportunitate de a învăța și de a crește.
Este important să faci brain storming, să fii inventiv și curios.

Pe scurt, conceptul Kaizen reprezintă un plan de acțiune bazat pe un anumit tip de filozofie. Atunci când aplicați metoda Kaizen prin intermediul unui program consecvent, veți aborda și veți valoriza altfel munca.

Când căutați modalități de îmbunătățire a performanțelor, deprindeți noi abilități, atingeți obiective de care sunteți mândri, aduceți plus valoare la locul de muncă, faceți schimbări pozitive și, bineînțeles, economisiți timp și energie. Nu este ușor, dar merită încercat.

“Suntem ceea ce facem în mod repetat. Prin urmare, excelența nu este un act singular, ci un obicei.” – Aristotel

Organizare

12 tipuri de rezistență pentru 5S

iul. 17, 2020 #rezistenta 5S; help5s; help5slook; management 5s; implemenatre 5s; de Stefan Tolos

Orice companie care implementează sistemul de management vizual 5S este foarte probabil să întâmpine diverse tipuri de rezistență, fie de la operatorii din producție, fie de la angajații din birouri. Am grupat aceste rezistențe în 12 tipuri prezentate mai jos. Am dedicat un lung capitol acestor rezistențe întrucât depășirea lor este fundamentală și deschide drumul către un management eficient al companiilor și implicit o dezvoltare durabilă a acestora.

Rezistența 1: Ce mare lucru este în organizare și curățenie ?

Rezistența 2: Vrei ca eu, Directorul General, să fiu conducătorul 5S?

Rezistența 3: De ce să faci curățenie dacă în curând se va face din nou dezordine și mizerie?

Rezistența 4: Punerea în aplicare a organizării și a curățeniei nu va stimula producția

Rezistența 5: De ce să ne preocupăm de astfel de probleme banale?

Rezistența 6: Am implementat deja sistemul 5S

Rezistența 7: Știu că este dezordine în spațiul meu de lucru, dar știu unde se află fiecare obiect

Rezistența 8: Am implementat sistemul 5S acum ceva timp

Rezistența 9: 5S-ul și procesele de îmbunătățire sunt doar pentru fabrică

Rezistența 10: Suntem prea ocupați să pierdem timpul cu ordinea și curățenia

Rezistența 11: De ce trebuie să îmi spună cineva ce să fac?

Rezistența 12: Nu avem nevoie de 5S. Câștigăm bani, așa că lăsați-ne să lucrăm așa cum ne dorim.

Rezistența 1: Ce mare lucru este în organizare și curățenie ?

Această rezistență directă împotriva implementarii sistemului 5S este ca și cum ai întreba „De ce să faci o zarvă atât de mare cu ceva atât de evident?” sau „Ne tratați ca pe niște copii cărora li s-a ordonat curățarea camerei lor”. Cum mulți se cred experți în orice, cred evident și că știu cum să facă ordine în spațiul de lucru asfel încât să își ușureze munca. Dar cert este faptul că implementarea 5S este necesară atunci când compania sau biroul nu sunt îngrijite și organizate pe principii de eficiență. Această rezistență particulară provine din umilința pe care o simt oamenii atunci când cred că sunt tratați ca niște copii. Prin urmare, cheia este de a elimina o asemenea atitudine înainte de a implementa 5S-ul.

Rezistența 2: De ce eu, Directorul General, trebuie să fiu conducătorul 5S-ului?

De mai multe ori directorii companiilor au spus ceva de genul: „Doar nu te aștepți să mă implic în ceva atât de neînsemnat ca ordinea și curățenia?” În schimb, ei vor să atribuie controlul 5S unui manager din subordine. Aceștia adaugă: „La urma urmei, am lucruri mai importante de făcut – cum ar fi gestionarea politicilor de vânzări și de afaceri ale companiei.”

Sunt primul care este de acord cu faptul că vânzările și politicile de afaceri sunt importante. Cu toate acestea, credeți sau nu, cei 5S sunt și mai importanți ca fundament al puterii corporative. Evident, unii directori și antreprenori nu cred acest lucru – dar acolo unde fundația 5S a companiei a fost ignorată sau distrusă, aceștia vor afla în curând ce vreau să spun. Mulți manageri nu înțeleg nici cât de dificilă poate fi punerea în aplicare a celor 5S. Implementarea 5S necesită leadership, iar managementul de vârf trebuie să renunțe la vanitate și preconcepții și să se implice personal.

Rezistența 3: De ce să faci curățenie dacă în curând se va face din nou dezordine și mizerie?

Angajații din fabrici tind să accepte murdăria ca pe o condiție inevitabilă a locului de muncă. Aceștia susțin inutilitatea curățeniei, deoarece aceasta nu rezistă iar în curând totul va fi din nou murdar. Când angajații sunt indiferenți în ceea ce privește îmbunătățirea și menținerea ordinii și curățeniei, nu este surprinzător faptul că nivelul defectelor rămâne ridicat și productivitatea scăzută. Acceptarea condițiilor de murdărie la un loc de muncă trebuie eliminată.

Rezistența 4: Punerea în aplicare a organizării și a curățeniei nu va stimula producția

Această obiecție este auzită cel mai des în zonele de producție ocupate, cu foc continuu. De obicei, afirmația este facută de muncitorii indolenți care afirmă că „jobul nostru este să facem lucruri”. Unii muncitori – și managerii lor – judecă productivitatea după cât de mult se mișcă și transpiră. Acest lucru este în regulă la clubul de atletism, dar nu în fabrică. Într-o fabrică mișcarea este adesea o formă de pierdere. Toată lumea trebuie să învețe diferența importantă dintre „a te mișca” și „a lucra”.

Rezistența 5: De ce să ne preocupăm de astfel de probleme banale?

Vinovații pentru asfel de afirmații sunt de obicei managerii de mijloc, cum ar fi șefii de echipe, secții sau departamente. Am auzit acești oameni spunând că murdăria este o problemă minoră în timp ce stăteau pe podeaua unei secții îmbibate de ulei sau acoperită cu un strat gros de reziduuri de fabricație. Orice manager care tratează 5S-ul ca fiind banal, într-adevăr banalizează productivitatea și activitatea eficientă de management.

La urma urmei, orice manager care poate sta pe o podea îmbibată cu ulei și poate numi murdăria o problemă minoră este acel cineva care ar putea arunca în mod absent un muc de țigară pe acea podea și poate provoca astfel un incendiu. Managerii care nu reușesc să promoveze curățenia și ordinea la locul de muncă sfârșesc prin a avea o forță de muncă neîngrijită și nedisciplinată. Din acest motiv, trebuie să eliminăm indiferența managerială pentru cei 5S.

Rezistența 6: Am implementat deja sistemul 5S.

Unii manageri iau în considerare doar aspectele superficiale și vizibile ale celor 5S. Ei cred că reorganizarea sumară a lucrurilor și plasarea lor în rânduri îngrijite este tot ce trebuie. Spațiile lor de lucru tind să fie supuse unei „transformări” chiar înainte de turul de inspecție al directorului companiei – podelele sunt măturate, pereții vopsiți și obiectele aliniate perfect. Cu toate acestea, o astfel de ordonare atinge doar suprafața a ceea ce înseamnă cei 5S.

Când directorul neașteptat intră în spațiul astfel ordonat, este suficient de impresionat încât să spună ceva de genul „Uau, acum îl numesc curat!”. De obicei, nu vede niciodată în spatele poleielii superficiale a organizării și ordinii, lăsând astfel spațiul de lucru sub o falsă impresie.

Rezistența 7: Știu că este dezordine în spațiul meu de lucru, dar știu unde se află fiecare obiect

Unii oameni pot lucra în mijlocul mormanelor de hârtii și dosare. De fapt, volumul mare al dezordinii îi reasigură și liniștește în privința productivității lor.

Întâlnesc oameni care se supără efectiv când le sugerez să-și ordoneze birourile. Murmură ceva de genul „Vă rog să mă lăsați în pace – lucrez mai bine în acest fel” și revin la confortul haosului propriu. Astfel de oameni tind să fie singuraticii care evită contactul cu ceilalți și le place să aibă un zid de dosare și hârtii în jurul lor. Lumea lor este o lume diferită față de cea care rezultă din standardizarea și implementarea 5S.

Primul pas în standardizarea operațiunilor de birou este crearea unor astfel de spații private, astfel încât dosarele și fișierele să fie ușor accesibile oricui are nevoie de ele.

Rezistența 8: Am implementat sistemul 5S acum ceva timp

Acest tip de comentarii se aude cel mai des de la persoanele care consideră că implementarea 5S este un moft. Dacă au încercat implementarea 5S în urmă cu 10 ani, aceștia nu văd de ce ar trebui să o facă din nou.

Cei 5S nu sunt o modă trecătoare. Sistemul 5S reprezintă baza din domeniul îmbunătățirii. Este fundamentul supraviețuirii corporative pe termen lung. Oamenii care nu știu acest lucru ar trebui informați; oamenii care cred că nu au nevoie să știe ar trebui să-și reconsidere punctul de vedere.

Când aud pe cineva care spune că 5S-ul a fost implementat în urmă cu 10 ani, sunt tentat să întreb „Au trecut tot 10 ani de când ai făcut ultima baie?”

Rezistența 9: 5S-ul și procesele de îmbunătățire sunt doar pentru producție

În unele companii, în timp ce angajații implicați în producție pun în aplicare tehnicile 5S și alte măsuri de îmbunătățire și raționalizare, angajații din administrație și vânzări afirmă că astfel de măsuri nu au nicio legătură cu tipul lor de muncă. Ei nu își dau seama că a permite documentelor și memo-urilor să aglomereze birourile sau computerele este același lucru cu a permite murdăriei și reziduurilor de fabricație să aglomereze podelele fabricii. Acesta este motivul pentru care implementarea 5S trebuie să fie un program pentru întreaga companie.

Rezistența 10: Suntem prea ocupați să pierdem timpul cu ordinea și curățenia

În unele locuri de muncă, ordinea și curățenia sunt primele lucruri ignorate atunci când activitățile se aglomerează. Atunci vom găsi dispozitive și unelte lăsate la întâmplare, piese și materiale îngrămădite în locuri incomode și urme de ulei pe utilaje și podele. Scuza este întotdeauna că „suntem prea ocupați pentru asta”. Oamenii aceștia sunt prea ocupați să facă duș și să se spele pe dinți? Ceea ce spun cu adevărat este că nu vor să păstreze locul de muncă îngrijit și curat, iar aceasta este scuza lor. Adevărul este că scuzele lor nu sunt mai valabile decât atitudinea lor generală față de curățenie.

Rezistența 11: De ce trebuie să îmi spună cineva ce să fac?

Sau cine sunt ei ca să imi spună mie ce să fac? Majoritatea implementărilor 5S se confruntă de la bun început cu probleme legate de relațiile interumane. Unii ar putea să înțeleagă cât de importanți sunt cei 5S, dar obiectează la ascultarea ordinelor venite de la cei desemnați responsabili cu aplicarea sistemului 5S. Odată ce relațiile umane devin tensionate, este nevoie de mult timp pentru a le ajusta. În consecință, încurajez formarea echipelor responsabile de implementarea 5S cu membrii calificați în gestionarea relațiilor interumane.

Rezistența 12: Nu avem nevoie de 5S. Câștigăm bani, așa că lăsați-ne să ne facem treaba.

Poate fi dificil să implementezi programele de 5S sau alte programe de îmbunătățire la companii care sunt profitabile în prezent. Dacă subliniați că este mai eficient să păstrezi o singură cutie de piese la îndemână la fiecare proces, va fi probabil combătut cu ceva de genul „Da, dar lucrăm bine, și acesta este modul în care ne place să lucrăm.“ În general, astfel de persoane nu înțeleg câte procese sunt implicate în realizarea unui produs. În loc să subliniem productivitatea proceselor individuale, ar trebui să ne uităm mai întâi la fluxul general de producție.

Producția are un ritm, iar acest ritm se tulbură când lucrătorilor le pasă doar de procesele lor individuale. Un flux slab are un impact negativ asupra gestionării stocurilor și a transporturilor, care în final creează mai multe pierderi, cum ar fi timpul suplimentar necesar pentru a găsi anumite articole. Permițându-le operatorilor să își facă munca în felul lor, le acordăm un fel egoist de libertate care afectează pe toată lumea pe termen lung.

Aceste tipuri de rezistență apar la fiecare companie în primele etape ale implementării sistemului de management 5S. Dacă ignorăm o astfel de rezistență și mergem totuși mai departe cu implementarea 5S, rezultatele nu vor fi altceva decât îmbunătățiri superficiale. În schimb, trebuie să îi determinăm pe toți să înțeleagă cu adevărat cât de necesari sunt cei 5S în timp ce încorporăm implementarea 5S în activitățile de îmbunătățire continuă. Acesta este modul de a crea o bază solidă pentru îmbunătățirea generală.

Organizare

Ce înseamnă 5S?

nov. 25, 2019 #consultanta, #despre 5s, #help5S, #implementare, #inseamna, #management, #metoda de Stefan Tolos

5S nu înseamnă doar curăţenie, ci înseamnă organizare şi siguranţă la locul de muncă, marcare şi etichetare, audit pentru determinarea progresului şi menţinerea rezultatelor îmbunătăţite.

Beneficiile 5S se traduc prin creşterea productivităţii datorită creşterii calităţii produsului şi proceselor, eliminării timpului de căutare a sculelor, reducerea timpului de staţionare a maşinilor, identificării mai rapide a problemelor; îmbunătăţirea securităţii la locul de muncă; identificarea rapidă a produselor sau a locurilor de muncă cu neconformităţi; îmbunătăţirea moralului angajaţilor, introducerea celor mai bune practici, promovarea unei mai bune comunicări la locul de muncă, delegarea responsabilităţii de a îmbunătăţi locul de muncă.

Iar dacă citind despre aceste metode vă gândiţi că nu vă sunt utile pentru că nu lucraţi în ateliere de producţie ci în birouri în care nu aveţi utilaje productive sau materii prime, tot ce vă pot spune este că 5S este la fel de benefic şi pentru cei care oferă servicii. Timpul de reacţie la solicitarea telefonică a unui client depinde de timpul necesar pentru a regăsi informaţia utilă, şi doar cine nu a căutat vreodată un document într-un dulap plin cu bibliorafturi sau un fişier în calculatorul unui coleg nu înţelege la ce ne referim când vorbim de ordine, standardizare şi curăţenie într-un birou.

Se spune că cei 5S într-un birou vin de la:

Strecurare (printre mese, dosare, cabluri de calculatoare),

Sustragere (de documente din teancuri şi tăviţe),

Stransoare (de fel de fel de dosare, consumabile, căni şi calendare),

Spontaneitate („Se poate şi aşa!”) şi

Scotocire (pentru a găsi ceea ce „ştiu sigur unde am pus!”).

Un studiu făcut în 2005 în SUA arăta că peste 50% din managerii intervievaţi considerau ordinea de pe biroul angajaţilor ca un plus la promovarea acestora şi că 51% făceau o corelare între curăţenia de pe birou şi productivitate. Dar, în acelaşi timp, 49% dintre aceşti manageri se considerau „profesionişti şi relaxaţi” dacă aveau pe mese câteva teancuri ordonate de documente, 31% acceptau un „haos organizat” pe birourile lor, 13% aparţineau unui „tip creativ” de manager, în timp ce numai 7% se considerau a fi „organizaţi şi ordonaţi”.

Iar dacă vorbim de 5S în birouri, gândiţi-vă ce ar însemna aplicarea acestei metode pentru a controla modul de utilizare a căsuţelor de e-mail. Dacă folosiţi intensiv această metodă de comunicare, puteţi spune ce dimensiune au fişierele dumneavoastră de tip .dbx, de exemplu, sau care este procentul de mesaje de tip spam primite şi neşterse, sau câte grupuri aţi creat pentru a transmite unele mesaje în circuit, ce apoi sunt stocate pe hard-ul mai multor calculatoare?

Dacă am aplica binecunoscutul principiu Pareto, putem spune că doar 20% dintre obiectele şi documentele cu care lucrăm ne permit să realizăm 80% dintre sarcinile curente, de aceea nu trebuie să uităm o altă lege faimoasă, care spune că „documentele dintr-un birou tind să se multiplice până când ocupă întreg spaţiul disponibil existent” (legea lui Douglas). De aceea, 5S este instrumentul optim de luptă cu dezordinea şi acumularea de date şi obiecte inutile pentru furnizorii de servicii.

Dar dacă este atât de uşor de înţeles şi de aplicat, de ce oare este atât de greu de aplicat 5S permanent? Un motiv invocat adesea este că, atunci când ne presează termene, cerinţe urgente ale clienţilor sau fel de fel de probleme zilnice, cine mai are timp să se mai preocupe şi de ordine şi de curăţenie?!?.

Cauza vine însă din atitudinea noastră la locul de muncă – dacă tot ştim că vine cineva după noi să măture, ce sens mai are să ne aplecăm să luăm o agrafă de pe jos?

Sau de ce să scriem pe un biblioraft ce conţine, dacă toată lumea poate să caute ceea ce are nevoie? Şi de cate ori nu ne-am surprins făcând referire la celebrul principiu de viaţă:

„Nu lăsa pe mâine ce poţi face azi, că … fie nu mai trebuie, fie o va face altul!”?

Organizare

Beneficiile implementării sistemului 5S

oct. 7, 2019 #Beneficii, #help5S, #management de Stefan Tolos

Beneficiile 5S se traduc prin creșterea productivității datorită creșterii calității produsului și proceselor, eliminării timpului de căutare a instrumentelor de lucru, reducerii timpului de staționare a mașinilor, identificării mai rapide a problemelor; îmbunătățirea securității la locul de muncă; identificarea rapidă a produselor sau a locurilor de muncă cu neconformități; îmbunătățirea moralului angajaților, introducerea celor mai bune practici, promovarea unei mai bune comunicări la locul de muncă. În majoritatea companiilor, nevoia de a căuta lucruri este considerată normalitate. Cu cât mai mulți oameni trebuie să caute lucruri, cu atât productivitatea lor scade. Și în această eră a diversificării produselor și serviciilor, acest lucru sună cu atât mai îngrijorător. Același lucru este valabil și pentru birouri. Cât timp petrec oamenii din birourile voastre căutând fișiere, hârtii, creioane, e-mailuri? Considerați urmatoarele:

Un spațiu de lucru îngrijit și curat va avea o productivitate mai mare
Un spațiu de lucru îngrijit și curat va produce mai puține defecte
Un spațiu de lucru îngrijit și curat va îndeplini termenele mai bine.

Beneficiile 5S:

Zero schimbări vor duce la diversificarea produsului
Zero defecte vor duce la o calitate îmbunătățită
Zero risipă va duce la reducerea costurilor
Zero întârzieri vor duce la termene de livrare respectate
Zero accidente vor duce la siguranță îmbunătățită
Zero avarii vor duce la o mai bună disponibilitate a echipamentelor
Zero reclamatii vor duce la o mai mare încredere si satisfacție
Zero pierderi financiare vor duce la creșterea companiei.

Mai multe detalii găsiți în ghidul de implementare 5S. În continuare prezentăm beneficiile individuale ale celor 5S: Sortare – Organizare înseamnă:

Spații de lucru ușor de înțeles
Eliminarea erorilor în selecția pieselor și a uneltelor
Eliminarea pierderii de timp cautând ceva
Eliminarea echipamentelor care nu sunt necesare
Eliminarea stocurilor inutile
Eliminarea stocurilor intermediare inutile.

Sistematizarea – Ordinea înseamnă:

Eliminarea pierderilor din mișcările de „du-te vino”
Eliminarea defectelor
Clarificarea locurilor în care se pun obiectele.

Strălucirea înseamnă:

Depozitarea corespunzătoare a uneltelor de lucru
Distingerea locurilor periculoase de cele sigure
Prevenirea avariilor
O mai bună înțelegere a condițiilor echipamentelor.

Standardizare înseamnă:

Sectoare de lucru în care toate defectele sunt evidente
Absenteism scăzut
Un mediu de lucru curat
Durată de viața mai lungă a echipamentelor.

Susținerea înseamnă menținerea avantajelor obținute prin implementarea primilor 4S.

Organizare

Scopul implementarii sistemului 5S

oct. 7, 2019 #5S, #consultanta, #consulting, #help5S, #management, #productie, #scop de Stefan Tolos

Scopul implementarii sistemului 5S este de a îmbunătăți funcționarea unui loc de muncă, prin crearea unui mediu de lucru mai plăcut. Putem face asta dând un sens spațiilor; instrumentele și materialele sunt plasate în locații logice în funcție de cine are nevoie de ele, cât de des sunt necesare etc. Spațiile sunt curățate regulat. Curățenia și organizarea devin obiceiuri. Când este utilizat corect, 5S-ul face ca procesele să fie mai sigure și mai eficiente.

La urma urmei, oamenii aplica cei 5S în viața lor personală, fără să observe asta. Rutina lor zilnică de spălare, îngrijire dentară și așa mai departe sunt toate tipuri de igienă personală prin implementarea celor 5S. De asemenea, aplicăm organizarea și ordinea atunci când păstrăm lucruri precum coșuri, prosoape de vase și lenjerii în locuri convenabile.

Când căutați portofelul sau cheile, vă așteptați întotdeauna să le găsiti într-un loc specific in care le puneți. Dacă nu aveți un loc special în care vă păstrați lucrurile personale, veți pierde mult timp căutându-le. Este la fel cu instrumentele și obiectele dintr-o companie.

Puține companii sunt standardizate cu rutina 5S așa cum în viața de zi cu zi o face o persoană ordonată. În cel mai bun caz, afacerile sunt expresia speranței, deoarece oamenii recunosc că lucrurile ar putea merge mai bine dacă sistemul 5S ar fi pus în practică cu adevărat.

Considerați 5S-ul ca managementul locului de muncă în care zona de lucru și mediul de muncă sunt organizate și ritualizate pentru a reduce la minimum pierderea de timp și mișcările inutile. Principiile sale sunt universal aplicabile tuturor persoanelor și tuturor afacerilor.

5S-ul are mai puțin de-a face cu dezvoltarea unei zone de lucru curate și ordonate, în care totul este îngrijit, la îndemână și ușor de accesat. Aceasta este într-adevăr partea cea mai vizibila când observați un loc de muncă ordonat dupa principiile 5S, dar nu doar pentru asta exista 5S-ul.

Sistemul 5S exista pentru a vă ajuta să lucrați ca un maestru. Scopul său este de a ajuta oamenii să facă o muncă perfectă, de fiecare dată.

5S este in realitate despre:

Prevenirea greșelilor care pot distruge un produs, un proces, care provoacă pierderi și au nevoie de corectare
A vă asigura că echipamentul este fiabil și funcționează corect pentru a face un produs perfect de fiecare dată
Îndepărtarea și prevenirea variațiilor inutile în activitățile de lucru și in performanța utilajelor
Furnizarea de produse și servicii de calitate superioara, din ce în ce mai rapid
Siguranța oamenilor și a spațiilor de lucru, ferite de pericole și accidente

De fapt, asta își dorește orice afacere. Pentru a obține aceste beneficii de performanță vitale, se întâmplă să aveți nevoie doar de Sortare, Sistematizare, Strălucire, Standardizare și Susținere pentru a crea o stare adecvată a locului de muncă, ceea ce va aduce performanța competitivă de care are nevoie o afacere.

Organizare

Nevoia implementării sistemului 5S

oct. 7, 2019 #help5S, #implementare, #industrie, #management, #nevoie de Stefan Tolos

Produsele și procesele de astăzi implică limite de toleranță foarte strânse. Variabilitatea trebuie controlată complet. Mediul fizic de lucru este esențial în misiunea companiilor de a avea o calitate ridicată a produselor, costuri reduse și o livrare rapidă.

Gândește-te la cursele din Formula 1 în care, datorită muncii în echipă și organizării precise, o mașină poate fi ajustată și repusă în circuit în numai 14 secunde. Industria computerelor a creat medii de lucru „curate” pentru a îmbunătăți precizia și puritatea cerute în producție. Ordinea și armonia într-un loc de muncă sporesc creativitatea, calitatea și eficiența. Cererea în creștere a consumatorilor pentru produse de calitate obligă oamenii din alte industrii să își regândească locurile de muncă.

Ne putem aștepta ca oamenii aflați în medii haotice sau sumbre să lucreze la potențialul lor maxim? Poate să funcționeze o minte clară, cu idei inovative în locurile de muncă aglomerate? Răspunsul este evident – și soluția, atât de simplă.

Sortarea, Sistematizarea, Strălucirea, Standardizarea și Susținerea sunt necesare. Este ceea ce Hiroyuki Hirano, dezvoltatorul metodei, numește 5S – activități simple care pot fi dificil de implementat, dar cu un mare impact. Dar acest lucru este necesar pentru ca firmele și organizațiile să supraviețuiască în anii următori. Oamenii prea adesea se așteaptă la o mare dramă pornind de la o idee nouă, când de fapt, ceea ce este necesar este simplitatea – și o baza solidă pentru a susține lucrul bine facut.

În calitate de lideri și manageri, cerem tot ce este mai bun de la oamenii care lucrează pentru și cu noi. Dar pentru a obține maximul, trebuie să oferim cel mai bun mediu de lucru. Este posibil.

De asemenea, în calitate de manageri ai companiilor, ne întrebăm cum să asigurăm supraviețuirea afacerilor noastre. Având în vedere provocările viitoare, mulți ne pregătim prin eforturi ambițioase de „raționalizare”, îmbunătățire a proceselor organizației.

Următoarea întrebare este cea pe care o aud cel mai des de la managerii de top: „Ce fel de politică de raționalizare/îmbunătățire ar trebui să adopt pentru a mă asigura că afacerea mea va supraviețui în aceste timpuri?” 5S este răspunsul nostru. Cel care pune întrebarea găsește acest raspuns cel puțin dubios. Toți se întreabă cum un concept atât de elementar poate reprezenta o politică de raționalizare adecvată.

Când întâlnim acest tip de rezistență, știm că nu prea are rost să dezvoltam ideea. Cel mai probabil, acești manageri de top sunt de tipul celor care își vizitează spațiile de lucru și birourile doar de câteva ori pe an. Știind foarte puțin despre cei 5S, în rarele ocazii in care inspectează spațiile de lucru ale companiei, ei au doar o ideea vagă despre ceea ce se întâmplă acolo. Cu asemenea cunoaștere și înțelegere limitate, aceștia tind să supravalorizeze aparențele superficiale și să subvalorizeze conținutul esențial. Știind acest lucru, subordonații lor se pregătesc pentru astfel de inspecții, prin aranjarea spațiilor de muncă, prin adăugarea unui nou strat de vopsea și îndreptarea rafturilor ici și colo. În urma vizitei de inspecție, toți se felicită pentru o muncă bine făcută.

Este puțin probabil ca acest tip de companie să supraviețuiască în acest secol. Și nu pot spune mare lucru managerilor lor, cu excepția avertismentului „Fiți atenți”. Companiile care nu reușesc să implementeze sistemul 5S vor eșua de asemenea și în încercările de a implementa raționalizarea pe scară largă. Astfel încât acestea se vor distanța rapid de companiile care reușesc.

Organizare

Cum a luat naștere Help5S?

aug. 30, 2019 #5S, #consultanta, #help5S, #implementare, #management, #stefan tolos de Stefan Tolos

De-a lungul experienței mele profesionale în industria contrucțiilor de mașini am descoperit că dețin nativ talentul de ordonare și organizare a spațiului de lucru, ceea ce mai târziu am aflat că este parte componentă a sistemului de management 5S. Pentru mine era atât de familiar sistemul 5S, numai că nu dețineam informația că a fi ordonat și disciplinat poate fi cuprins într-un astfel de sistem gestionat prin simplitate și confort într-o activitate de lucru.

Întotdeauna mi-am creat un mediu de lucru structurat pe armonie vizuală, astfel încât să pot vedea lucrurile într-o viziune de ansamblu, nu doar pentru o zi, ci pe termen cât mai lung și pe tot parcursul fluxului tehnologic.

Discipina mediului de lucru, simplitatea de a găsi instrumentele de lucru dedicate activității întreprinse mi-au fost literă de lege în concepția de a desfășura o activitate în cadrul unei companii sau cea personală.

Help5S a luat naștere din dorința de a-i ajuta la nivel profesional pe toți aceia care nu reușesc să aibă sau să aplice această viziune și de ce aceasta este importantă în a câștiga eficiența în afacerea pe care au ales să o gestioneze.

Help5S este modul nostru de a veni în ajutorul tuturor oamenilor de afaceri prin implemetarea sistemului 5S. Toate greutățile de implementare ale acestui sistem de management vor cădea pe umerii noștri. Noi, prin experiența profesională acumulată vă vom demonstra că se poate, fără prea multe bătăi de cap, costuri mari sau resurse excesive.

Sunt multe povești pe care le-aș putea prezenta aici, însa noi am ales să vă arătăm, în pași siguri, că totul poate deveni mai ușor, că poți avea o afacere profitabilă printr-o organizare a activității și a zonei de lucru limpede și clară, dacă accepti că schimbarea în compania ta este necesară și benefică. Dar, mai ales, trebuie să crezi cu tărie in Help5S ca fiind calea către success și eficiență în afacerea ta.

Nu de multe ori mi-a fost dat să văd cum manageri, profesioniști desăvârșiți, deși contribuiau cu idei strălucite în aria lor de activitate, nu acordau nici o credibilitate sistemului de management 5S, focusarea lor fiind pe cantitatea productivă ca prioritate și mai apoi pe calitate.

Dar experiența profesională mi-a dovedit că puterea eficienței stă în CALITATE, calitatea lucrurilor făcute, calitatea mediului de lucru, calitatea de a respecta procedurile create, calitatea de a comunica, calitatea de a dezvolta. Vedeți, tocmai aici este paradoxul 5S, el este un sistem de management atât de simplu, încât nimeni sau doar foarte puțini în România îi văd valoarea și utilitatea, toți managerii îl consideră un sistem sofisticat de curățenie. Aceștia nu văd latura lui benefică adusă în ordonarea desăvârșită a fluxului tehnologic, a activităților repetitive bine gestionate pe care sistemul 5S le are la bază, în eliminarea stresului acumulat într-un mod nenatural și nesănătos într-un sistem plin de haos. Da dragilor, asta face sistemul de management 5S – înlătură stresul și oferă calitate activităților ce formează afacerea pe care o dețineți.

Mi-am propus să dezvolt această afacere pentru a veni în sprijinul afacerii voastre deoarece am realizat că viziunea noastră de ansamblu poate deschide o nouă perspectivă în fața tuturor antreprenorilor doar dacă implementarea vine la pachet. Este exact ca și meseriașul acela bun peste care dai și afirmi cu tărie: “Domnule, chiar știe meserie!”. Este mult mai facil și elegant să achiziționezi un serviciu de consultanță în a implementa un sistem de management 5S până la final, decât să iți bați capul “cu ce se mai mănâncă și asta”. Lasă acest lucru în baza noastră, a celor de la HELP5S și vei avea garantata eficiența în afacerea ta.

Am lucrat în diverse industrii (automotive, metalurgică, prelucrarea lemnului, textilă, mecanică fină, tipografică), în multinaționale și firme private care au dezvoltat afacerea până la un nivel acceptabil, însă întotdeauna a existat o rezistență cumplită în a schimba ceva în sistemul lor de management.

Acei oameni care au vazut claritatea și eficiența acestui sistem de management nu au ezitat în a mă angaja pentru implementarea sistemului help5s în afacerea lor, pentru ca mai apoi să fie satisfăcuți de alegerea făcută, vazând creșterea vizibilă a afacerii lor.

Help5S vă poate ajuta în orice domeniu de activitate, dacă doriți să aveți mai puțin stres și mai mult timp dar și o afacere care merge mai bine din toate punctele de vedere, atunci vă recomand să ne contactați pentru o întrevedere și vă vom demonstra cum totul poate fi realizat.

Organizare

Bun găsit!

iun. 23, 2019 #5S, #help, #lean, #management, #metodology, #production, #six sigma de Stefan Tolos

Primul site din România pentru implementarea unui sistem de management 5S în cadrul unei activități de orice fel din orice ramură a producției sau prestărilor de servicii.

Până la urmă, care este intenția din spatele unei afaceri?

Doar profitul?

Dar dacă ai obține profit peste ceea ce ți-ai propus, nu ai dori ceva mai mult de atât?

Poate a-ți aduce contribuția la o stare de bine generală, pe termen lung? Îți poți aduce contribuția la un prezent și la un viitor mai bun pentru toți. De ce să nu te gândești că afacerea ta poate crea un spațiu de lucru optim pentru angajați, ceea ce duce la bucuria lor, entuziasmul de a lucra pentru tine, în acel mediu?

Sau să te gândești la plus valoarea oferită clienților prin produse și servicii de calitate, fără defecte, livrări și execuții la timp astfel încât afacerea ta să contribuie la bunăstarea lor?

Sau să ne gândim la administrația publică unde timpul de așteptare poate fi minimizat și astfel iți salvează ție timp să faci alte lucruri?

Și cu siguranță, mai important decât profitul este timpul. Iar gestionarea mai bună a timpului produce efecte nu doar în profit, ci și in satisfacția generală. Iar împlinirea personală nu vine din ceea ce avem, vine din contribuția noastră la binele general.