Kaizen (cuvânt din limba japoneză care înseamnă „îmbunătățire continuă„) este o filosofie japoneză care se concentrează pe îmbunătățirea continuă în toate aspectele vieții. Ea a început să fie aplicată și în mediul de afaceri, iar activitățile Kaizen îmbunătățesc în mod continuu toate funcțiile de business, de la producție la management și de la CEO la muncitorii din liniile de asamblare. Îmbunătățind activitățile și procesele standardizate, Kaizen vizează eliminarea pierderilor (a se vedea Lean).
Acest concept se focusează pe îmbunătățirile care au la bază efectuarea mai multor schimbări mici mai degrabă decât a unor schimbări mări dar puține. Ideile pentru schimbări vin de obicei de la angajații din prima linie, mai mult decât de la echipa de conducere sau de la alte departament de planificare. Acest lucru este eficient, deoarece cei care lucrează în prima linie sunt direct afectați de probleme și vor putea identifica mai ușor locurile în care pot fi realizate îmbunătățiri.
Care este diferența între 5S și Kaizen?
5S și Kaizen sunt legate prin faptul că ambele sunt concepte utilizate în managementul Lean și ambele au scopul de a îmbunătăți procesele și de a reduce pierderile, ambele fiind derivate din concepte japoneze. În timp ce 5S și Kaizen au același obiectiv final, ele introduc strategii diferite pentru atingerea acestui obiectiv, iar anumite situații vor beneficia de Kaizen în timp ce alte scenarii vor solicita strategiile de organizare ale 5S-ului.
Cum se aseamănă cele două?
Atunci când doriti să îmbunătățiți sau să schimbați procesele, metodologia Kaizen va fi mult mai utilă atât managerilor, cât și angajaților. Kaizen lucrează prin a descompune procesele în procese sau sarcini mai mici pentru a identifica îmbunătățirile cu pași mici care pot fi făcute. Kaizen îi ajută pe angajați să învețe cum să își finalizeze sarcinile în cel mai eficient mod și apoi cum să standardizeze practicile, astfel încât toți cei de la locul de muncă să poată profita de procesul îmbunătățit.
5S lucrează la îmbunătățirea proceselor prin mijloace organizaționale. A avea un banc de lucru sau un spațiu de lucru organizat în mod logic este un fundament excelent pentru ca restul unității să funcționeze fără probleme. 5S oferă o serie de pași pe care un manager sau un angajat îi poate parcurge pentru organizarea spațiului. Cei 5 pași care încep cu „S” sunt: sortarea, sistematizarea, strălucirea, standardizarea și susținerea.
Va fi important pentru manageri și supraveghetori să evalueze problemele existente sau cele potențiale și să aleagă care din cele două, 5S sau Kaizen, ar trebui implementate ca soluție. 5S și Kaizen pot fi implementate fie separat și în momente diferite, sau o unitate poate alege să folosească ambele strategii în cadrul spațiului de lucru. O altă opțiune este implementarea strategiilor în momente diferite. De exemplu, pentru a obține cele mai multe beneficii de la un eveniment Kaizen, vă poate ajuta dacă spațiul este organizat, astfel încât să fie mai ușor să identificați probleme posibile. Indiferent ce metodă veți alege pentru afacerea voastră, este esențial să vă luați timpul necesar pentru a le implementa corect și să vă instruiți angajații cu privire la participarea lor.
Cum funcționează
Pentru a fi eficientă, metoda Kaizen nu este una care se implementează o dată la o anumită perioadă de timp, ci este o activitate zilnică. Printre cele mai importante reguli ale metodei se numără executarea de schimbări, monitorizarea rezultatelor și ajustarea lor. Toate acestea, cu ajutorul experimentelor mici ce sunt adaptate rapid, fără eforturi.
Foarte important este ca aceste mici schimbări să înceapă din departamentele care proiectează produsele sau lucrează la dezvoltarea serviciilor. Asta pentru că soluțiile se pot schimba radical, cu o mică ajustare iar costurile modificărilor se vor dovedi a fi mici spre modice.
Conceptul respinge perioadele statice, în care companiile nu trec prin schimbări și susține inovația sub orice formă și mărime. Problema pe care o întâmpină multe societăți este faptul că inovația este una puternică, dar de foarte scurtă durată, așadar apar costuri foarte ridicate, schimbările fiind spectaculoase, direct proporționale cu riscurile asumate ce vin odată cu modificările. Conceptul Kaizen impune abordări practice, schimbări mici, dar dese și un proces continuu, care va avea rezultate pe termen mediu și lung. Astfel, costurile vor fi reduse, la fel și riscurile, iar în cazul în care modificările nu se dovedesc a fi de succes, managerii se pot întoarce la vechile soluții folosite, fără alte costuri suplimentare.
Cei 5S
Principiile Kaizen se bazează pe metoda “5S”, care este formată de fapt din cinci etape.
Prima este Sortarea, care implică separarea clară a acțiunilor și produselor utile de cele inutile. A doua este Sistematizarea / Organizarea care presupune aranjarea datelor, a informațiilor sau instrumentelor într-o ordine logică. Al treilea pas este Strălucirea / Curățenia, care semnifică eliminarea surselor de pierdere și simplificarea proceselor de muncă. A patra etapă este Standardizarea, în cadrul căreia se elaborează proceduri și se inițiază idei noi pentru soluțiile descoperite în pașii anteriori ca fiind unele de succes. A cincea etapă este Susținerea / Autodisciplina, ce presupune respectarea celorlalte patru puncte de mai sus în orice activitate zilnică, la locul de muncă, dar și în viața personală.
Toate aceste etape aduc diminuarea costurilor, prin eliminarea activităților care nu au avut rezultate, inovație constantă, o calitate ridicată a produselor și serviciilor oferite și productivitate, pentru a elimina munca fără rezultate clare.
Pașii Kaizen pot fi realizați atât individual, cât și în echipe mai mari sau mai mici, eficiența sistemului nu depinde de numărul persoanelor implicate, dar sunt necesare ședințe scurte, în cazul echipelor, sau momente de gândire, atunci când este vorba despre un singur individ, pentru a stabili schimbările.
Caracteristicile principale ale conceptului Kaizen
Un proverb japonez spune că și cel mai înalt munte pare mai mic dacă este urcat pas cu pas. Principiul Kaizen are la bază ideea că, pentru a depăși un obstacol mental, e suficient să practicăm o anumită activitate care ni se părea inițial prea grea, timp de un minut pe zi. Apoi, durata activității se va mări și aceasta se va transforma treptat în obișnuință. Acestea ar putea fi câteva caracteristici ale conceptului japonez Kaizen:
- Perfecționarea în orice domeniu se face treptat, cu pași mici și atent măsurați
- Munca trebuie să aducă plus valoare. Se elimină astfel munca inutilă și se pune accent pe calitate, nu pe cantitate.
- Este important să experimentezi, să faci schimbări și să te adaptezi continuu în funcție de rezultatele obținute.
- Orice problemă este o potențială oportunitate de a învăța și de a crește.
- Este important să faci brain storming, să fii inventiv și curios.
Pe scurt, conceptul Kaizen reprezintă un plan de acțiune bazat pe un anumit tip de filozofie. Atunci când aplicați metoda Kaizen prin intermediul unui program consecvent, veți aborda și veți valoriza altfel munca.
Când căutați modalități de îmbunătățire a performanțelor, deprindeți noi abilități, atingeți obiective de care sunteți mândri, aduceți plus valoare la locul de muncă, faceți schimbări pozitive și, bineînțeles, economisiți timp și energie. Nu este ușor, dar merită încercat.
“Suntem ceea ce facem în mod repetat. Prin urmare, excelența nu este un act singular, ci un obicei.” – Aristotel
