Orice companie care implementează sistemul de management vizual 5S este foarte probabil să întâmpine diverse tipuri de rezistență, fie de la operatorii din producție, fie de la angajații din birouri. Am grupat aceste rezistențe în 12 tipuri prezentate mai jos. Am dedicat un lung capitol acestor rezistențe întrucât depășirea lor este fundamentală și deschide drumul către un management eficient al companiilor și implicit o dezvoltare durabilă a acestora.
Rezistența 1: Ce mare lucru este în organizare și curățenie ?
Rezistența 2: Vrei ca eu, Directorul General, să fiu conducătorul 5S?
Rezistența 3: De ce să faci curățenie dacă în curând se va face din nou dezordine și mizerie?
Rezistența 4: Punerea în aplicare a organizării și a curățeniei nu va stimula producția
Rezistența 5: De ce să ne preocupăm de astfel de probleme banale?
Rezistența 6: Am implementat deja sistemul 5S
Rezistența 7: Știu că este dezordine în spațiul meu de lucru, dar știu unde se află fiecare obiect
Rezistența 8: Am implementat sistemul 5S acum ceva timp
Rezistența 9: 5S-ul și procesele de îmbunătățire sunt doar pentru fabrică
Rezistența 10: Suntem prea ocupați să pierdem timpul cu ordinea și curățenia
Rezistența 11: De ce trebuie să îmi spună cineva ce să fac?
Rezistența 12: Nu avem nevoie de 5S. Câștigăm bani, așa că lăsați-ne să lucrăm așa cum ne dorim.
Rezistența 1: Ce mare lucru este în organizare și curățenie ?
Această rezistență directă împotriva implementarii sistemului 5S este ca și cum ai întreba „De ce să faci o zarvă atât de mare cu ceva atât de evident?” sau „Ne tratați ca pe niște copii cărora li s-a ordonat curățarea camerei lor”. Cum mulți se cred experți în orice, cred evident și că știu cum să facă ordine în spațiul de lucru asfel încât să își ușureze munca. Dar cert este faptul că implementarea 5S este necesară atunci când compania sau biroul nu sunt îngrijite și organizate pe principii de eficiență. Această rezistență particulară provine din umilința pe care o simt oamenii atunci când cred că sunt tratați ca niște copii. Prin urmare, cheia este de a elimina o asemenea atitudine înainte de a implementa 5S-ul.
Rezistența 2: De ce eu, Directorul General, trebuie să fiu conducătorul 5S-ului?
De mai multe ori directorii companiilor au spus ceva de genul: „Doar nu te aștepți să mă implic în ceva atât de neînsemnat ca ordinea și curățenia?” În schimb, ei vor să atribuie controlul 5S unui manager din subordine. Aceștia adaugă: „La urma urmei, am lucruri mai importante de făcut – cum ar fi gestionarea politicilor de vânzări și de afaceri ale companiei.”
Sunt primul care este de acord cu faptul că vânzările și politicile de afaceri sunt importante. Cu toate acestea, credeți sau nu, cei 5S sunt și mai importanți ca fundament al puterii corporative. Evident, unii directori și antreprenori nu cred acest lucru – dar acolo unde fundația 5S a companiei a fost ignorată sau distrusă, aceștia vor afla în curând ce vreau să spun. Mulți manageri nu înțeleg nici cât de dificilă poate fi punerea în aplicare a celor 5S. Implementarea 5S necesită leadership, iar managementul de vârf trebuie să renunțe la vanitate și preconcepții și să se implice personal.
Rezistența 3: De ce să faci curățenie dacă în curând se va face din nou dezordine și mizerie?
Angajații din fabrici tind să accepte murdăria ca pe o condiție inevitabilă a locului de muncă. Aceștia susțin inutilitatea curățeniei, deoarece aceasta nu rezistă iar în curând totul va fi din nou murdar. Când angajații sunt indiferenți în ceea ce privește îmbunătățirea și menținerea ordinii și curățeniei, nu este surprinzător faptul că nivelul defectelor rămâne ridicat și productivitatea scăzută. Acceptarea condițiilor de murdărie la un loc de muncă trebuie eliminată.
Rezistența 4: Punerea în aplicare a organizării și a curățeniei nu va stimula producția
Această obiecție este auzită cel mai des în zonele de producție ocupate, cu foc continuu. De obicei, afirmația este facută de muncitorii indolenți care afirmă că „jobul nostru este să facem lucruri”. Unii muncitori – și managerii lor – judecă productivitatea după cât de mult se mișcă și transpiră. Acest lucru este în regulă la clubul de atletism, dar nu în fabrică. Într-o fabrică mișcarea este adesea o formă de pierdere. Toată lumea trebuie să învețe diferența importantă dintre „a te mișca” și „a lucra”.
Rezistența 5: De ce să ne preocupăm de astfel de probleme banale?
Vinovații pentru asfel de afirmații sunt de obicei managerii de mijloc, cum ar fi șefii de echipe, secții sau departamente. Am auzit acești oameni spunând că murdăria este o problemă minoră în timp ce stăteau pe podeaua unei secții îmbibate de ulei sau acoperită cu un strat gros de reziduuri de fabricație. Orice manager care tratează 5S-ul ca fiind banal, într-adevăr banalizează productivitatea și activitatea eficientă de management.
La urma urmei, orice manager care poate sta pe o podea îmbibată cu ulei și poate numi murdăria o problemă minoră este acel cineva care ar putea arunca în mod absent un muc de țigară pe acea podea și poate provoca astfel un incendiu. Managerii care nu reușesc să promoveze curățenia și ordinea la locul de muncă sfârșesc prin a avea o forță de muncă neîngrijită și nedisciplinată. Din acest motiv, trebuie să eliminăm indiferența managerială pentru cei 5S.
Rezistența 6: Am implementat deja sistemul 5S.
Unii manageri iau în considerare doar aspectele superficiale și vizibile ale celor 5S. Ei cred că reorganizarea sumară a lucrurilor și plasarea lor în rânduri îngrijite este tot ce trebuie. Spațiile lor de lucru tind să fie supuse unei „transformări” chiar înainte de turul de inspecție al directorului companiei – podelele sunt măturate, pereții vopsiți și obiectele aliniate perfect. Cu toate acestea, o astfel de ordonare atinge doar suprafața a ceea ce înseamnă cei 5S.
Când directorul neașteptat intră în spațiul astfel ordonat, este suficient de impresionat încât să spună ceva de genul „Uau, acum îl numesc curat!”. De obicei, nu vede niciodată în spatele poleielii superficiale a organizării și ordinii, lăsând astfel spațiul de lucru sub o falsă impresie.
Rezistența 7: Știu că este dezordine în spațiul meu de lucru, dar știu unde se află fiecare obiect
Unii oameni pot lucra în mijlocul mormanelor de hârtii și dosare. De fapt, volumul mare al dezordinii îi reasigură și liniștește în privința productivității lor.
Întâlnesc oameni care se supără efectiv când le sugerez să-și ordoneze birourile. Murmură ceva de genul „Vă rog să mă lăsați în pace – lucrez mai bine în acest fel” și revin la confortul haosului propriu. Astfel de oameni tind să fie singuraticii care evită contactul cu ceilalți și le place să aibă un zid de dosare și hârtii în jurul lor. Lumea lor este o lume diferită față de cea care rezultă din standardizarea și implementarea 5S.
Primul pas în standardizarea operațiunilor de birou este crearea unor astfel de spații private, astfel încât dosarele și fișierele să fie ușor accesibile oricui are nevoie de ele.
Rezistența 8: Am implementat sistemul 5S acum ceva timp
Acest tip de comentarii se aude cel mai des de la persoanele care consideră că implementarea 5S este un moft. Dacă au încercat implementarea 5S în urmă cu 10 ani, aceștia nu văd de ce ar trebui să o facă din nou.
Cei 5S nu sunt o modă trecătoare. Sistemul 5S reprezintă baza din domeniul îmbunătățirii. Este fundamentul supraviețuirii corporative pe termen lung. Oamenii care nu știu acest lucru ar trebui informați; oamenii care cred că nu au nevoie să știe ar trebui să-și reconsidere punctul de vedere.
Când aud pe cineva care spune că 5S-ul a fost implementat în urmă cu 10 ani, sunt tentat să întreb „Au trecut tot 10 ani de când ai făcut ultima baie?”
Rezistența 9: 5S-ul și procesele de îmbunătățire sunt doar pentru producție
În unele companii, în timp ce angajații implicați în producție pun în aplicare tehnicile 5S și alte măsuri de îmbunătățire și raționalizare, angajații din administrație și vânzări afirmă că astfel de măsuri nu au nicio legătură cu tipul lor de muncă. Ei nu își dau seama că a permite documentelor și memo-urilor să aglomereze birourile sau computerele este același lucru cu a permite murdăriei și reziduurilor de fabricație să aglomereze podelele fabricii. Acesta este motivul pentru care implementarea 5S trebuie să fie un program pentru întreaga companie.
Rezistența 10: Suntem prea ocupați să pierdem timpul cu ordinea și curățenia
În unele locuri de muncă, ordinea și curățenia sunt primele lucruri ignorate atunci când activitățile se aglomerează. Atunci vom găsi dispozitive și unelte lăsate la întâmplare, piese și materiale îngrămădite în locuri incomode și urme de ulei pe utilaje și podele. Scuza este întotdeauna că „suntem prea ocupați pentru asta”. Oamenii aceștia sunt prea ocupați să facă duș și să se spele pe dinți? Ceea ce spun cu adevărat este că nu vor să păstreze locul de muncă îngrijit și curat, iar aceasta este scuza lor. Adevărul este că scuzele lor nu sunt mai valabile decât atitudinea lor generală față de curățenie.
Rezistența 11: De ce trebuie să îmi spună cineva ce să fac?
Sau cine sunt ei ca să imi spună mie ce să fac? Majoritatea implementărilor 5S se confruntă de la bun început cu probleme legate de relațiile interumane. Unii ar putea să înțeleagă cât de importanți sunt cei 5S, dar obiectează la ascultarea ordinelor venite de la cei desemnați responsabili cu aplicarea sistemului 5S. Odată ce relațiile umane devin tensionate, este nevoie de mult timp pentru a le ajusta. În consecință, încurajez formarea echipelor responsabile de implementarea 5S cu membrii calificați în gestionarea relațiilor interumane.
Rezistența 12: Nu avem nevoie de 5S. Câștigăm bani, așa că lăsați-ne să ne facem treaba.
Poate fi dificil să implementezi programele de 5S sau alte programe de îmbunătățire la companii care sunt profitabile în prezent. Dacă subliniați că este mai eficient să păstrezi o singură cutie de piese la îndemână la fiecare proces, va fi probabil combătut cu ceva de genul „Da, dar lucrăm bine, și acesta este modul în care ne place să lucrăm.“ În general, astfel de persoane nu înțeleg câte procese sunt implicate în realizarea unui produs. În loc să subliniem productivitatea proceselor individuale, ar trebui să ne uităm mai întâi la fluxul general de producție.
Producția are un ritm, iar acest ritm se tulbură când lucrătorilor le pasă doar de procesele lor individuale. Un flux slab are un impact negativ asupra gestionării stocurilor și a transporturilor, care în final creează mai multe pierderi, cum ar fi timpul suplimentar necesar pentru a găsi anumite articole. Permițându-le operatorilor să își facă munca în felul lor, le acordăm un fel egoist de libertate care afectează pe toată lumea pe termen lung.
Aceste tipuri de rezistență apar la fiecare companie în primele etape ale implementării sistemului de management 5S. Dacă ignorăm o astfel de rezistență și mergem totuși mai departe cu implementarea 5S, rezultatele nu vor fi altceva decât îmbunătățiri superficiale. În schimb, trebuie să îi determinăm pe toți să înțeleagă cu adevărat cât de necesari sunt cei 5S în timp ce încorporăm implementarea 5S în activitățile de îmbunătățire continuă. Acesta este modul de a crea o bază solidă pentru îmbunătățirea generală.
