Ce înseamnă 5S?

Ce înseamnă 5S?

5S nu înseamnă doar curăţenie, ci înseamnă organizare şi siguranţă la locul de muncă, marcare şi etichetare, audit pentru determinarea progresului şi menţinerea rezultatelor îmbunătăţite.

Beneficiile 5S se traduc prin creşterea productivităţii datorită creşterii calităţii produsului şi proceselor, eliminării timpului de căutare a sculelor, reducerea timpului de staţionare a maşinilor, identificării mai rapide a problemelor; îmbunătăţirea securităţii la locul de muncă; identificarea rapidă a produselor sau a locurilor de muncă cu neconformităţi; îmbunătăţirea moralului angajaţilor, introducerea celor mai bune practici, promovarea unei mai bune comunicări la locul de muncă, delegarea responsabilităţii de a îmbunătăţi locul de muncă.

Iar dacă citind despre aceste metode vă gândiţi că nu vă sunt utile pentru că nu lucraţi în ateliere de producţie ci în birouri în care nu aveţi utilaje productive sau materii prime, tot ce vă pot spune este că 5S este la fel de benefic şi pentru cei care oferă servicii. Timpul de reacţie la solicitarea telefonică a unui client depinde de timpul necesar pentru a regăsi informaţia utilă, şi doar cine nu a căutat vreodată un document într-un dulap plin cu bibliorafturi sau un fişier în calculatorul unui coleg nu înţelege la ce ne referim când vorbim de ordine, standardizare şi curăţenie într-un birou.

Se spune că cei 5S într-un birou vin de la:

Strecurare (printre mese, dosare, cabluri de calculatoare),

Sustragere (de documente din teancuri şi tăviţe),

Stransoare (de fel de fel de dosare, consumabile, căni şi calendare),

Spontaneitate („Se poate şi aşa!”) şi

Scotocire (pentru a găsi ceea ce „ştiu sigur unde am pus!”).

Un studiu făcut în 2005 în SUA arăta că peste 50% din managerii intervievaţi considerau ordinea de pe biroul angajaţilor ca un plus la promovarea acestora şi că 51% făceau o corelare între curăţenia de pe birou şi productivitate. Dar, în acelaşi timp, 49% dintre aceşti manageri se considerau „profesionişti şi relaxaţi” dacă aveau pe mese câteva teancuri ordonate de documente, 31% acceptau un „haos organizat” pe birourile lor, 13% aparţineau unui „tip creativ” de manager, în timp ce numai 7% se considerau a fi „organizaţi şi ordonaţi”.

Iar dacă vorbim de 5S în birouri, gândiţi-vă ce ar însemna aplicarea acestei metode pentru a controla modul de utilizare a căsuţelor de e-mail. Dacă folosiţi intensiv această metodă de comunicare, puteţi spune ce dimensiune au fişierele dumneavoastră de tip .dbx, de exemplu, sau care este procentul de mesaje de tip spam primite şi neşterse, sau câte grupuri aţi creat pentru a transmite unele mesaje în circuit, ce apoi sunt stocate pe hard-ul mai multor calculatoare?

Dacă am aplica binecunoscutul principiu Pareto, putem spune că doar 20% dintre obiectele şi documentele cu care lucrăm ne permit să realizăm 80% dintre sarcinile curente, de aceea nu trebuie să uităm o altă lege faimoasă, care spune că „documentele dintr-un birou tind să se multiplice până când ocupă întreg spaţiul disponibil existent” (legea lui Douglas). De aceea, 5S este instrumentul optim de luptă cu dezordinea şi acumularea de date şi obiecte inutile pentru furnizorii de servicii.

Dar dacă este atât de uşor de înţeles şi de aplicat, de ce oare este atât de greu de aplicat 5S permanent? Un motiv invocat adesea este că, atunci când ne presează termene, cerinţe urgente ale clienţilor sau fel de fel de probleme zilnice, cine mai are timp să se mai preocupe şi de ordine şi de curăţenie?!?.

Cauza vine însă din atitudinea noastră la locul de muncă – dacă tot ştim că vine cineva după noi să măture, ce sens mai are să ne aplecăm să luăm o agrafă de pe jos?

Sau de ce să scriem pe un biblioraft ce conţine, dacă toată lumea poate să caute ceea ce are nevoie? Şi de cate ori nu ne-am surprins făcând referire la celebrul principiu de viaţă:

„Nu lăsa pe mâine ce poţi face azi, că … fie nu mai trebuie, fie o va face altul!”?

Beneficiile implementării sistemului 5S

Beneficiile 5S se traduc prin creșterea productivității datorită creșterii calității produsului și proceselor, eliminării timpului de căutare a instrumentelor de lucru, reducerii timpului de staționare a mașinilor, identificării mai rapide a problemelor;  îmbunătățirea securității la locul de muncă; identificarea rapidă a produselor sau a locurilor de muncă cu neconformități; îmbunătățirea moralului angajaților, introducerea celor mai bune practici, promovarea unei mai bune comunicări la locul de muncă. În majoritatea companiilor, nevoia de a căuta lucruri este considerată normalitate. Cu cât mai mulți oameni trebuie să caute lucruri, cu atât productivitatea lor scade. Și în această eră a diversificării produselor și serviciilor, acest lucru sună cu atât mai îngrijorător. Același lucru este valabil și pentru birouri. Cât timp petrec oamenii din birourile voastre căutând fișiere, hârtii, creioane, e-mailuri? Considerați urmatoarele:

  • Un spațiu de lucru îngrijit și curat va avea o productivitate mai mare
  • Un spațiu de lucru îngrijit și curat va produce mai puține defecte
  • Un spațiu de lucru îngrijit și curat va îndeplini termenele mai bine.

Beneficiile 5S:

  1. Zero schimbări vor duce la diversificarea produsului
  2. Zero defecte vor duce la o calitate îmbunătățită
  3. Zero risipă va duce la reducerea costurilor
  4. Zero întârzieri vor duce la termene de livrare respectate
  5. Zero accidente vor duce la siguranță îmbunătățită
  6. Zero avarii vor duce la o mai bună disponibilitate a echipamentelor
  7. Zero reclamatii vor duce la o mai mare încredere si satisfacție
  8. Zero pierderi financiare vor duce la creșterea companiei.

Mai multe detalii găsiți în ghidul de implementare 5S. În continuare prezentăm beneficiile individuale ale celor 5S: Sortare – Organizare înseamnă:

  • Spații de lucru ușor de înțeles
  • Eliminarea erorilor în selecția pieselor și a uneltelor
  • Eliminarea pierderii de timp cautând ceva
  • Eliminarea echipamentelor care nu sunt necesare
  • Eliminarea stocurilor inutile
  • Eliminarea stocurilor intermediare inutile.

Sistematizarea – Ordinea înseamnă:

  • Eliminarea pierderilor din mișcările de „du-te vino”
  • Eliminarea defectelor
  • Clarificarea locurilor în care se pun obiectele.

Strălucirea înseamnă:

  • Depozitarea corespunzătoare a uneltelor de lucru
  • Distingerea locurilor periculoase de cele sigure
  • Prevenirea avariilor
  • O mai bună înțelegere a condițiilor echipamentelor.

Standardizare înseamnă:

  • Sectoare de lucru în care toate defectele sunt evidente
  • Absenteism scăzut
  • Un mediu de lucru curat
  • Durată de viața mai lungă a echipamentelor.

Susținerea înseamnă menținerea avantajelor obținute prin implementarea primilor 4S.

Scopul implementarii sistemului 5S

Scopul implementarii sistemului 5S este de a îmbunătăți funcționarea unui loc de muncă, prin crearea unui mediu de lucru mai plăcut. Putem face asta dând un sens spațiilor; instrumentele și materialele sunt plasate în locații logice în funcție de cine are nevoie de ele, cât de des sunt necesare etc. Spațiile sunt curățate regulat. Curățenia și organizarea devin obiceiuri. Când este utilizat corect, 5S-ul face ca procesele să fie mai sigure și mai eficiente.

La urma urmei, oamenii aplica cei 5S în viața lor personală, fără să observe asta. Rutina lor zilnică de spălare, îngrijire dentară și așa mai departe sunt toate tipuri de igienă personală prin implementarea celor 5S. De asemenea, aplicăm organizarea și ordinea atunci când păstrăm lucruri precum coșuri, prosoape de vase și lenjerii în locuri convenabile.

Când căutați portofelul sau cheile, vă așteptați întotdeauna să le găsiti într-un loc specific in care le puneți. Dacă nu aveți un loc special în care vă păstrați lucrurile personale, veți pierde mult timp căutându-le. Este la fel cu instrumentele și obiectele dintr-o companie.

Puține companii sunt standardizate cu rutina 5S așa cum în viața de zi cu zi o face o persoană ordonată. În cel mai bun caz, afacerile sunt expresia speranței, deoarece oamenii recunosc că lucrurile ar putea merge mai bine dacă sistemul 5S ar fi pus în practică cu adevărat.

Considerați 5S-ul ca managementul locului de muncă în care zona de lucru și mediul de muncă sunt organizate și ritualizate pentru a reduce la minimum pierderea de timp și mișcările inutile. Principiile sale sunt universal aplicabile tuturor persoanelor și tuturor afacerilor.

5S-ul are mai puțin de-a face cu dezvoltarea unei zone de lucru curate și ordonate, în care totul este îngrijit, la îndemână și ușor de accesat. Aceasta este într-adevăr partea cea mai vizibila când observați un loc de muncă ordonat dupa principiile 5S, dar nu doar pentru asta exista 5S-ul.

Sistemul 5S exista pentru a vă ajuta să lucrați ca un maestru. Scopul său este de a ajuta oamenii să facă o muncă perfectă, de fiecare dată.

5S este in realitate despre:

  • Prevenirea greșelilor care pot distruge un produs, un proces, care provoacă pierderi și au nevoie de corectare
  • A vă asigura că echipamentul este fiabil și funcționează corect pentru a face un produs perfect de fiecare dată
  • Îndepărtarea și prevenirea variațiilor inutile în activitățile de lucru și in performanța utilajelor
  • Furnizarea de produse și servicii de calitate superioara, din ce în ce mai rapid
  • Siguranța oamenilor și a spațiilor de lucru, ferite de pericole și accidente

De fapt, asta își dorește orice afacere. Pentru a obține aceste beneficii de performanță vitale, se întâmplă să aveți nevoie doar de Sortare, Sistematizare, Strălucire, Standardizare și Susținere pentru a crea o stare adecvată a locului de muncă, ceea ce va aduce performanța competitivă de care are nevoie o afacere.

Nevoia implementării sistemului 5S

Produsele și procesele de astăzi implică limite de toleranță foarte strânse. Variabilitatea trebuie controlată complet. Mediul fizic de lucru este esențial în misiunea companiilor de a avea o calitate ridicată a produselor, costuri reduse și o livrare rapidă.

Gândește-te la cursele din Formula 1 în care, datorită muncii în echipă și organizării precise, o mașină poate fi ajustată și repusă în circuit în numai 14 secunde. Industria computerelor a creat medii de lucru „curate” pentru a îmbunătăți precizia și puritatea cerute în producție.  Ordinea și armonia într-un loc de muncă sporesc creativitatea, calitatea și eficiența. Cererea în creștere a consumatorilor pentru produse de calitate obligă oamenii din alte industrii să își regândească locurile de muncă.

Ne putem aștepta ca oamenii aflați în medii haotice sau sumbre să lucreze la potențialul lor maxim? Poate să funcționeze o minte clară, cu idei inovative în locurile de muncă aglomerate? Răspunsul este evident – și soluția, atât de simplă.

Sortarea, Sistematizarea, Strălucirea, Standardizarea și Susținerea sunt necesare. Este ceea ce Hiroyuki Hirano, dezvoltatorul metodei, numește 5S – activități simple care pot fi dificil de implementat, dar cu un mare impact. Dar acest lucru este necesar pentru ca firmele și organizațiile să supraviețuiască în anii următori. Oamenii prea adesea se așteaptă la o mare dramă pornind de la o idee nouă, când de fapt, ceea ce este necesar este simplitatea – și o baza solidă pentru a susține lucrul bine facut.

În calitate de lideri și manageri, cerem tot ce este mai bun de la oamenii care lucrează pentru și cu noi. Dar pentru a obține maximul, trebuie să oferim cel mai bun mediu de lucru. Este posibil.

De asemenea, în calitate de manageri ai companiilor, ne întrebăm cum să asigurăm supraviețuirea afacerilor noastre. Având în vedere provocările viitoare, mulți ne pregătim prin eforturi ambițioase de „raționalizare”, îmbunătățire a proceselor organizației.

Următoarea întrebare este cea pe care o aud cel mai des de la managerii de top: „Ce fel de politică de raționalizare/îmbunătățire ar trebui să adopt pentru a mă asigura că afacerea mea va supraviețui în aceste timpuri?” 5S este răspunsul nostru. Cel care pune întrebarea găsește acest raspuns  cel puțin dubios. Toți se întreabă cum un concept atât de elementar poate reprezenta o politică de raționalizare adecvată.

Când întâlnim acest tip de rezistență, știm că nu prea are rost să dezvoltam ideea. Cel mai probabil, acești manageri de top sunt de tipul celor care își vizitează spațiile de lucru și birourile doar de câteva ori pe an. Știind foarte puțin despre cei 5S, în rarele ocazii in care inspectează spațiile de lucru ale companiei, ei au doar o ideea vagă despre ceea ce se întâmplă acolo. Cu asemenea cunoaștere și înțelegere limitate, aceștia tind să supravalorizeze aparențele superficiale și să subvalorizeze conținutul esențial. Știind acest lucru, subordonații lor se pregătesc pentru astfel de inspecții, prin aranjarea spațiilor de muncă, prin adăugarea unui nou strat de vopsea și îndreptarea rafturilor ici și colo. În urma vizitei de inspecție, toți se felicită pentru o muncă bine făcută.

Este puțin probabil ca acest tip de companie să supraviețuiască în acest secol. Și nu pot spune mare lucru managerilor lor, cu excepția avertismentului „Fiți atenți”. Companiile care nu reușesc să implementeze sistemul 5S vor eșua de asemenea și în încercările de a implementa raționalizarea pe scară largă. Astfel încât acestea se vor distanța rapid de companiile care reușesc.

Cum a luat naștere Help5S?

De-a lungul experienței mele profesionale în industria contrucțiilor de mașini am descoperit că dețin nativ talentul de ordonare și organizare a spațiului de lucru, ceea ce mai târziu am aflat că este parte componentă a sistemului de management 5S. Pentru mine era atât de familiar sistemul 5S,  numai că nu dețineam informația că a fi ordonat și disciplinat poate fi cuprins într-un astfel de sistem gestionat prin simplitate și confort într-o activitate de lucru.

Întotdeauna mi-am creat un mediu de lucru structurat pe armonie vizuală, astfel încât să pot vedea lucrurile într-o viziune de ansamblu, nu doar pentru o zi, ci pe termen cât mai lung și pe tot parcursul fluxului tehnologic.

Discipina mediului de lucru, simplitatea de a găsi instrumentele de lucru dedicate activității întreprinse mi-au fost literă de lege în concepția de a desfășura o activitate în cadrul unei companii sau cea personală.

Help5S a luat naștere din dorința de a-i ajuta la nivel profesional pe toți aceia care nu reușesc să aibă sau să aplice această viziune și de ce aceasta este importantă în a câștiga eficiența în afacerea pe care au ales să o gestioneze.

Help5S este modul nostru de a veni în ajutorul tuturor oamenilor de afaceri prin implemetarea sistemului 5S. Toate greutățile de implementare ale acestui sistem de management vor cădea pe umerii noștri. Noi, prin experiența profesională acumulată vă vom demonstra că se poate, fără prea multe bătăi de cap, costuri mari sau resurse excesive.

Sunt multe povești pe care le-aș putea prezenta aici, însa noi am ales să vă arătăm, în pași siguri, că totul poate deveni mai ușor, că poți avea o afacere profitabilă printr-o organizare a activității și a zonei de lucru limpede și clară, dacă accepti că schimbarea în compania ta este necesară și benefică. Dar, mai ales, trebuie să crezi cu tărie in Help5S ca fiind calea către success și eficiență în afacerea ta.

Nu de multe ori mi-a fost dat să văd cum manageri, profesioniști desăvârșiți, deși contribuiau cu idei strălucite în aria lor de activitate, nu acordau nici o credibilitate sistemului de management 5S, focusarea lor fiind pe cantitatea productivă ca prioritate și mai apoi pe calitate.

Dar experiența profesională mi-a dovedit că puterea eficienței stă în CALITATE, calitatea lucrurilor făcute, calitatea mediului de lucru, calitatea de a respecta procedurile create, calitatea de a comunica, calitatea de a dezvolta. Vedeți, tocmai aici este paradoxul 5S, el este un sistem de management atât de simplu, încât nimeni sau doar foarte puțini în România îi văd valoarea și utilitatea, toți managerii îl consideră un sistem sofisticat de curățenie. Aceștia nu văd latura lui benefică adusă în ordonarea desăvârșită a fluxului tehnologic, a activităților repetitive bine gestionate pe care sistemul 5S le are la bază, în eliminarea stresului acumulat într-un mod nenatural și nesănătos într-un sistem plin de haos. Da dragilor, asta face sistemul de management 5S – înlătură stresul și oferă calitate activităților ce formează afacerea pe care o dețineți.

Mi-am propus să dezvolt această afacere pentru a veni în sprijinul afacerii voastre deoarece am realizat că viziunea noastră de ansamblu poate deschide o nouă perspectivă în fața tuturor antreprenorilor doar dacă implementarea vine la pachet. Este exact ca și meseriașul acela bun peste care dai și afirmi cu tărie: “Domnule, chiar știe meserie!”. Este mult mai facil și elegant să achiziționezi un serviciu de consultanță în a implementa un sistem de management 5S până la final, decât să iți bați capul “cu ce se mai mănâncă și asta”. Lasă acest lucru în baza noastră, a celor de la HELP5S și vei avea garantata eficiența în afacerea ta.

Am lucrat în diverse industrii (automotive, metalurgică, prelucrarea lemnului, textilă, mecanică fină, tipografică), în multinaționale și firme private care au dezvoltat afacerea până la un nivel acceptabil, însă întotdeauna a existat o rezistență cumplită în a schimba ceva în sistemul lor de management.

Acei oameni care au vazut claritatea și eficiența acestui sistem de management nu au ezitat în a mă angaja pentru implementarea sistemului help5s în afacerea lor, pentru ca mai apoi să fie satisfăcuți de alegerea făcută, vazând creșterea vizibilă a afacerii lor.

Help 5S vă poate ajuta în orice domeniu de activitate, dacă doriți să aveți mai puțin stres și mai mult timp dar și o afacere care merge mai bine din toate punctele de vedere, atunci vă recomand să ne contactați pentru o întrevedere și vă vom demonstra cum totul poate fi realizat.

Bun găsit!

Primul site din România pentru implementarea unui sistem de management 5S în cadrul unei activități de orice fel din orice ramură a producției sau prestărilor de servicii.

Până la urmă, care este intenția din spatele unei afaceri?

Doar profitul?

Dar dacă ai obține profit peste ceea ce ți-ai propus, nu ai dori ceva mai mult de atât?

Poate a-ți aduce contribuția la o stare de bine generală, pe termen lung? Îți poți aduce contribuția la un prezent și la un viitor mai bun pentru toți. De ce să nu te gândești că afacerea ta poate crea un spațiu de lucru optim pentru angajați, ceea ce duce la bucuria lor, entuziasmul de a lucra pentru tine, în acel mediu?

Sau să te gândești la plus valoarea oferită clienților prin produse și servicii de calitate, fără defecte, livrări și execuții la timp astfel încât afacerea ta să contribuie la bunăstarea lor?

Sau să ne gândim la administrația publică unde timpul de așteptare poate fi minimizat și astfel iți salvează ție timp să faci alte lucruri?

Și cu siguranță, mai important decât profitul este timpul. Iar gestionarea mai bună a timpului produce efecte nu doar în profit, ci și in satisfacția generală. Iar împlinirea personală nu vine din ceea ce avem, vine din contribuția noastră la binele general.

WhatsApp chat